Digitale Lösung für eine mitarbeiterfreundliche Personaleinsatzplanung

Die Digitalisierung ist auch im Gesundheitswesen ein wichtiges Stichwort. In einigen Krankenhäusern werden Patientenakten dank spezieller Informationssysteme inzwischen nur noch digital bearbeitet und gespeichert. So gestaltet sich die Dokumentation für Pflegepersonal und Ärzte komfortabler und weniger zeitaufwendig.

Auch im Bereich der Personalplanung bietet die Digitalisierung enormes Einsparpotenzial. In Zeiten von Fachkräftemangel und von der Politik festgelegten Personaluntergrenzen für bestimmte Krankenhausbereiche nimmt die Personalplanung auf den einzelnen Stationen immer mehr Zeit in Anspruch. Auch die Einhaltung der Untergrenzen muss zeitaufwendig kontrolliert und dokumentiert werden. Hier sind Krankenhäuser auf der Suche nach geeigneten Software-Lösungen.

Das Evangelische Krankenhaus Mülheim (EKM) hat sich für die Lösung des Digital-Personalplaners Allocate entschieden. Das Akutkrankenhaus im Ruhrgebiet, mit seinen 602 Betten in Trägerschaft der ATEGRIS und mehr als 1.000 Mitarbeitenden, versorgt jährlich über 21.000 stationäre und 60.000 ambulante Patienten und deckt mit 15 Fachkliniken und sechs zertifizierten Zentren nahezu das komplette Spektrum modernster Medizin und Pflege ab. Es wurde jüngst aufgrund seiner weit fortgeschrittenen Digitalisierung von DEUTSCHLAND TEST als „Digital Champion“ ausgezeichnet.

Wie in fast jedem Krankenhaus in Deutschland macht sich auch hier der Fachkräftemangel bemerkbar. Das Krankenhaus begegnet dieser Herausforderung, indem es neue Wege bei der Personalplanung geht. „Wir waren auf der Suche nach einer bedarfsgerechten und berufsgruppenübergreifenden Planung von Personalressourcen“, berichtet Andreas Krämer, Arbeitszeitmanager bei der ATEGRIS. „Die Mitarbeitenden sollten aktiver in die Dienstplangestaltung eingebunden und Antragsprozesse papierlos abgebildet werden. Der Einsatz der Optima-Software von Allocate wird uns das in Zukunft ermöglichen.“

Mit der Softwaresuite Optima fokussiert sich Allocate auf große private und öffentliche Einrichtungen des Gesundheitswesens. Schon seit 199z 1 arbeitet das Unternehmen an Produkten und Lösungen, die komplexen Institutionen bei der Optimierung ihres Personaleinsatzes helfen. Heute betreut Allocate über 800 Kunden in elf Ländern und ist seit 2017 mit einem eigenen Team in Deutschland aufgestellt.

Personaluntergrenzen in bestimmten Fachbereichen und die meldepflichtigen Reports sind nur einige Punkte, die uns von anderen europäischen Ländern unterscheiden.“ Mit dem Know-how über das deutsche Gesundheitswesen von Seiten der ATEGRIS und dem technischen Wissen sowie der jahrelangen Erfahrung der Allocate-Experten entstand seit Ende 2017 eine Lösung für den deutschen Markt, die in Pilotabteilungen getestet und kontinuierlich weiterentwickelt wurde. Ab Anfang 2020 erfolgt nun das Rollout auf alle Abteilungen im EKM.

Zunächst wurde die Software auf einer Station, im Kreißsaal als Funktionsbereich und im ärztlichen Dienst der Frauenklinik ausgerollt. Diese drei Bereiche bilden beispielhaft die Anwendungsmöglichkeiten des gesamten Krankenhauses ab. „Wichtig war uns, die Allocate-Lösung nicht nur für die Pflegeplanung einzusetzen, sondern ebenso für den Funktions- und den ärztlichen Dienst“, sagt Andreas Krämer.

In der Praxis bietet Optima viele Vorteile: Mitarbeitende können im modernen Portal Wünsche bei der Dienstplanung eingeben. Dies können Urlaubsanträge sein, ebenso wie Sperrzeiten, Tauschanfragen oder freie Verfügbarkeiten. Die mobile Version von Optima ermöglicht den Zugriff auf die Dienstpläne in Echtzeit vom Smartphone, Tablet oder Heim-PC aus. Änderungen, Verschiebungen oder Genehmigungen von Anträgen sind sofort von überall aus sichtbar. „Das unmittelbare Feedback durch E-Mails an Vorgesetzte und Mitarbeitende ist ein besonderer Mehrwert der Lösung“, so Krämer.

Auch für die Personalplaner selbst ist Optima eine große Erleichterung. Die Software bietet mit ihrer intelligenten Planungsautomatik die Möglichkeit, bis zu 80% der Personalplanung eigenständig zu übernehmen. „Eine hervorragende Basis für die Umsetzung unserer Dienstplanrichtlinien“, sagt Krämer.

Durch die Anbindung an das Krankenhaus-Informationssystem weiß das System, wie viele Patienten mit welchem Pflegeaufwand auf welcher Station versorgt werden. So kann das Personal optimal eingesetzt und bei Änderungen schnell umverteilt werden. „Wir können jetzt aktiv auf aktuelle Ereignisse reagieren und unsere Mitarbeitenden bedarfsgerecht in den verschiedenen Bereichen einsetzen“, erklärt Krämer. Dabei erfasst das System auch die verschiedenen Fachkenntnisse der Mitarbeitenden, um eine bestmögliche Patientenversorgung zu gewährleisten.

Dienstpläne, die früher von erfahrenen Führungskräften aufwendig geprüft und anschließend genehmigt werden mussten, werden nun anhand von fünf Kriterien durch die Software analysiert. Dabei werden u. a. Fairness, Budget und die Versorgungssicherheit berücksichtigt. Der Prüfer erhält eine anwenderfreundliche Übersicht der Analyse und kann die Pläne so schneller freigeben.

„Die Zusammenarbeit mit Allocate war bei allen Fragestellungen und Herausforderungen stets auf Augenhöhe. Am Ende profitieren beide Seiten von den Erfahrungen, die wir bei der Implementierung der Allocate-Lösung in unseren Einrichtungen gemacht haben und noch machen werden“, freut sich Krämer.