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Die Dienstplanung in Kliniken und Krankenhäusern bringt viele Schwierigkeiten mit sich – verschiedene Tarifverträge und Qualifikationen, rechtliche Vorgaben und Personaluntergrenzen. Hinzu kommen unvorhergesehene Personalbedarfe, kurzfristige Ausfälle, Dienst- und Urlaubswünsche des Klinikpersonals. Durch den Wertewandel im Gesundheitswesen ändern sich zudem die Ansprüche der Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte an ihre Dienstpläne. In diesem Beitrag geben wir Ihnen deshalb Tipps, wie Sie Ihre Dienstplanung optimieren und Ihr Workforce Management auf das nächste Level bringen können.

Automatisierte Dienstplanung

Die Pflegedienstleitung verbringt einen Großteil ihrer Zeit damit, Dienstpläne zu schreiben. Eine Software mit individuell festlegbaren Regeln und Mustern ermöglicht eine hohe Planungsautomatik und reduziert den Aufwand der Dienstplanerstellung auf ein Minimum – so bleibt mehr Zeit für Mitarbeiterführung und Patientenversorgung.

Work-Life-Balance durch Mitarbeitereinbindung

Die aktive Beteiligung des Klinikpersonals an der Dienstplanerstellung hat viele Vorteile. Sie fördert Motivation und Zufriedenheit bestehender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und stärkt gleichzeitig die Position des Krankenhauses am Arbeitsmarkt.

Mitarbeitereinbindung heißt dabei nicht nur, dass die Pflegekräfte nach Dienst- und Urlaubswünschen gefragt und diese berücksichtigt werden. Auch ein eigenständiger Diensttausch und die Besetzung offener Dienste durch Selbstplanung sollte ermöglicht werden.

Ein geeignetes Kommunikations-Medium innerhalb der Organisation und des Teams kann zusätzlich die Work-Life-Balance verbessern. Viele Kliniken kommunizieren noch über SMS oder WhatsApp. Die Balance zwischen Arbeits- und Privatleben zu managen fällt da oft schwer. Die Lösung: eine mobile Mitarbeiter-App, die den optimalen Workflow unterstützt und gleichzeitig als Kommunikationsplattform dient.

Belegungsorientierte Personalsteuerung

Aktuell basiert die tagesaktuelle Personalsteuerung oft auf Papier- und Telefonprozessen. Häufig müssen aus unterschiedlichen Anwendungen Informationen zur aktuellen Patientenbelegung oder der Einhaltung der Personaluntergrenzen zusammengetragen werden. Probleme werden – wenn überhaupt – zu spät erkannt. Darunter leidet die Patientenversorgung, regulatorische Vorgaben werden nicht eingehalten und das Personal ist überlastet und frustriert.

Wie können Kliniken dem entgegenwirken? Mit einem Management-Tool zur sicheren und objektiven Beurteilung der Personalsituation mit Echtzeit-Daten. So wird eine Entscheidungsfindung direkt auf Basis des Patientenbedarfs ermöglicht.

Durch eine Live-Personalsteuerung wird ein Überblick über den Personalbedarf unter Berücksichtigung des tatsächlichen Pflegebedarfs geschaffen und durch die Anzeige von Abteilungen, Stationen, Personal und Patientenbelegung in Echtzeit werden mögliche Brennpunkte identifiziert. Sollte es also kurzfristig zu Dienständerungen, Abwesenheiten oder Abteilungswechsel kommen, können diese in Echtzeit gepflegt und nachverfolgt werden. Eine effiziente Verteilung der Arbeitskräfte beugt so Unterbesetzungen vor und hilft bei der Überwachung der Personaluntergrenzen. Durch eine Problemanalyse können dann mithilfe von Schlüsselindikatoren Vakanzen schneller identifiziert, Probleme erkannt und langfristige Lösungsstrategien für die Zukunft festgelegt werden.

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