Die ATEGRIS GmbH stellt als Pilotkunde der Allocate Software GmbH ihr Workforce Management um. Bis Mitte nächsten Jahres soll die Lösung Optima in allen 13 Einrichtungen mit rund 3.000 Mitarbeitern ausgerollt sein. Dr. Martin Kuhrau und Andreas Krämer über den Wechsel und den Einfluss der Software auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Dr. Martin Kuhrau
Leitung IT
ATEGRIS GmbH

Andreas Krämer
Arbeitszeitmanager & Dienstplanadministrator
ATEGRIS GmbH

Warum haben Sie sich für einen Wechsel der Dienstplanungssoftware entschieden?

Kuhrau: Tatsächlich lag das an Optima selbst. Wir haben nicht aktiv nach einer neuen Lösung gesucht, denn wir hatten eine Software, mit der wir leben konnten – aber wir konnten eben nur damit leben. Wir wollten ein System, dass nicht nur die Pflege, sondern alle Berufsgruppen in unseren Krankenhäusern abdeckt – und das möglichst transparent in einer Oberfläche. Im Grunde haben wir nach einem Werkzeug gesucht, das alle notwendigen Informationen auf einen Blick anzeigt, um in Ad-hoc-Situationen direkt reagieren zu können. Allocate schließt mit Optima viele Lücken in der Dienstplanung, sodass wir uns mit dem Thema ernsthaft auseinandergesetzt und dann für einen Wechsel entscheiden haben.

Welche Themen stehen da für Sie im Vordergrund?

Kuhrau: Besonders wichtig sind uns Gerechtigkeit und Transparenz gegenüber unseren Mitarbeitern. Wenn Sie Klinikmitarbeiter heute fragen, was sie am meisten an ihren Jobs stört, dann sind es nicht die Überstunden oder das Tragen einer Maske – es ist die Unsicherheit in der Freizeitplanung. Die Tatsache, dass man immer wieder zu Diensten gerufen wird, weil die Planung nicht stabil und verlässlich ist, stellt eine echte Einschränkung der Lebensqualität dar. Da sind die Arbeitgeber gefordert, gute Rahmenbedingungen zu schaffen, sonst gehen die Mitarbeiter woanders hin. Hier im Ruhrgebiet haben wir allein im näheren Umkreis 30 Krankenhäuser. Da ist Optima ein riesiger Pluspunkt, auch bei der Gewinnung von neuen Mitarbeitern.

Krämer: Durch MeinOptima können die Mitarbeiter über ihre Smartphones auf die Dienstpläne zugreifen und Dienstplanwünsche von überall eintragen. Das ist natürlich von zu Hause auf dem Sofa mit der Familie viel einfacher und bequemer als zwischendurch auf der Arbeit. Es ist aber auch ein kultureller Aspekt, der bei Neueinstellungen von jungen Mitarbeitern hinzukommt. Wir haben das sehr gut beobachten können, als wir bei einer Krankenpflegeschule im Unterricht persönlich die App vorgestellt haben. Da war keiner dabei, der nicht begeistert war und uns nicht seine E-Mail-Adresse geben wollte. Und natürlich ziehen diese jungen Kollegen dann auch den Rest des Unternehmens mit.

Was bedeuten kurzfristige Ausfälle für Ihre Mitarbeiter?

Kuhrau: Es ist eben immer ein Reagieren auf eine Situation. Man kommt nicht vor die Lage – man rennt ihr immer hinterher. Und dann läuft man zum Beispiel als Stationsleiter Gefahr, sich auf langjährige Mitarbeiter zu verlassen, die immer einzuspringen. Aus der Perspektive der Mitarbeiter ist das alles andere als gerecht oder transparent. In solchen Situationen kommen bei unseren Mitarbeitern immer wieder Fragen nach der Work-Life-Balance, der Verlässlichkeit der Diensteinteilungen und der Fairness auf.

Wie wichtig waren Ihnen bei der Entscheidung Geld- und Zeitersparnis?

Kuhrau: Wir haben uns für den Wechsel in erster Linie entschieden, weil wir uns einen Vorteil im Wettbewerb um die Mitarbeiter erwarten. Wir können die Ressourcen da einsetzen, wo sie nötig sind und versprechen uns davon Mitarbeiterzufriedenheit und -qualität. Da steht der Punkt Ersparnis – sowohl kosten- als auch zeitmäßig – erstmal nur an zweiter Stelle.

Krämer: Wir werden natürlich einen wesentlich geringeren Aufwand durch die automatisierte Dienstplanung haben. Bis das System komplett ausgerollt ist, dauert es noch etwas, aber wir erkennen jetzt schon, dass wir eine Planungsautomatik von bis zu 80 % erreichen können. Es wird also definitiv eine Zeit- und Kostenersparnis geben – auch wenn das beim Wechsel nicht unsere erste Priorität war.

Inwieweit hat die Umstellung Ihren Klinikalltag verändert?

Krämer: Wir haben mehrere Vorplanungsphasen. Im ärztlichen Dienst haben wir eine einmonatige Vorlauffrist und im Pflegedienst sind es sechs Wochen. Das heißt, es gibt lange Perioden zwischen Planung und Wirklichkeit, in denen sich vieles ändert. In den meisten Dienstplanprogrammen liegt die Aufmerksamkeit auf Vorplanung und Abrechnung. Das, was dazwischen passiert, wird häufig auf Papieraushängen oder per WhatsApp-Kommunikation geregelt. Mit Optima können wir hier nah am Prozess sein und auch die Dynamik in der Dienstplanung im Programm abbilden. Dadurch ist alles deutlich fairer, regelbasierter und transparenter handelbar.

Was sollten Kliniken bei der Integration einer neuen Dienstplanungssoftware beachten?

Kuhrau: Wenn bereits eine Software im Einsatz ist, muss man sich überlegen, wie man das System möglichst reibungslos umstellt. Wir haben Wellen von Mitarbeitergruppen jeweils zu einem Stichtag ans neue System angebunden. Das ist organisatorisch und logistisch aufwändig und man muss auf der Kundenseite ein bis zwei Leute haben, die Organisationen, Abteilungen und Arbeitsabläufe kennen, um das zu managen. Das kann kein Dienstleister übernehmen.

Krämer: Wir sind ja nicht von Papier gekommen, sondern hatten vorher ein anderes System. Deshalb ging es neben dem großen Mehrwert, den wir in Optima sehen, natürlich auch darum, keine Funktionalitäten zu verlieren. Also haben wir viele Dinge, die wir sonst in einem Folgeprojekt angegangen wären, schon jetzt umgesetzt.

Warum unterstützen Sie Allocate als Referenzkunde?

Kuhrau: Ganz vorne steht da bei uns das Thema Ad-hoc-Management mit SafeCare. Darin sehen wir immer direkt die aktuelle Situation auf allen Stationen in einer Übersicht. Wir können also sofort reagieren, wenn wir zum Beispiel irgendwo eine Unterbesetzung haben und müssen nicht erst rumtelefonieren, um Ersatz zu finden. Das ist definitiv ein Alleinstellungsmerkmal. Und dank der Weboberfläche muss man nicht erst den Rechner hochfahren, sondern kann auch mobil alles auf dem Tablet erledigen. Viele unserer Mitarbeiter haben einen dynamischen Alltag und sind nicht an den Schreibtisch gebunden – da ist das eine echte Bereicherung.

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