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Zufriedenes und motiviertes Klinikpersonal ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, eine hohe Pflegequalität zu gewährleisten. Leider sind Pflegekräfte aber oft stark ausgelastet und erschöpft – sie fühlen sich alleingelassen und verlieren ihre Motivation. Ein Grund dafür sind zeitfressende Aufgaben und mühsame Prozesse, die täglich anfallen. Wie können also die Arbeitsbedingungen, und somit die Zufriedenheit und Motivation des Klinikpersonals, nachhaltig verbessert werden?

Workflow Management im Gesundheitswesen

Die täglichen Aufgaben in Krankenhäusern bestehen aus verschiedenen Arbeitsabläufen und zusammenhängenden Prozessen. Manche dieser Prozesse verschwenden durch unnötige Arbeitsschritte wertvolle Zeit und Ressourcen. Hier setzt das Workflow Management an: Es geht darum, Workflow und Prozesse nachhaltig zu verbessern, um weniger Zeit zu verschwenden. Dabei geht es nicht darum, dass die Pflegekräfte noch weniger Zeit mit Patienten verbringen. Im Gegenteil – es heißt, dass das Klinikpersonal weniger Zeit mit unnötigem Suchen, Nachfragen, Warten und Nachtelefonieren verschwenden muss.

Ein gutes Beispiel für einen zeitaufwendigen Prozess in Krankenhäusern ist das Ausfallmanagement: Durch kurzfristige Personalausfälle und Änderungen in der Patientenbelegung entstehen erhebliche Arbeitsaufwände – die Suche nach Ersatz über endlosen Telefon- und Zettelprozessen beginnt.

Schlanke Krankenhausprozesse – aber wie?

  • Die Erkennung des Problems ist der erste Schritt zum optimierten Prozess. Regelmäßige Feedbackgespräche mit Pflegekräften helfen dabei, Optimierungspotenzial in deren Arbeitsalltag zu erkennen und den Verbesserungsprozess zu starten.
  • Im nächsten Schritt sollten Sie alle gesammelten Themen evaluieren und priorisieren. Eine ausführlichen Erläuterung der Problematik schafft ein einheitliches Verständnis und eine gute Basis für die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams.
  • Legen Sie ein konkret messbares Ziel Was möchten Sie mit diesen Veränderungen erreichen? Im Falle unseres Beispiels könnte das so aussehen: Bis zum 01.08.2022 sollen keine Anrufe mehr notwendig sein, um Ersatzpersonal bei kurzfristigen Ausfällen zu finden.
  • Nun startet der Prozess der Lösungsfindung. Dabei können verschiedene Methoden der Ideenfindung angewendet werden – Round Robin Brainstorming oder Brain Writing, Rapid Ideation, Starbursting und so weiter. Kombinieren Sie verschiedene Vorgehensweisen um möglichst viele unterschiedliche Ideen zu generieren.
  • Nachdem im vorherigen Schritt viele verschiedene Lösungsansätze entstanden sind, wird nun die beste Idee beziehungsweise eine Kombination verschiedener Ansätze in Maßnahmen
  • Eine fortlaufende Evaluierung der umgesetzten Maßnahmen hilft dabei, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen.

Zeit für die wichtigen Dinge

Ein verbesserter Workflow unterstützt Mitarbeitende nicht nur dabei, Zeit für das Wesentliche zu schaffen. Es erhöht auch die Chancen, qualifiziertes Krankenhauspersonal an die Organisation zu binden. Kliniken die in die Digitalisierung der Arbeitsabläufe investieren, sind außerdem attraktiver für zukünftige Arbeitnehmende – denn dadurch können zukünftige Herausforderungen schneller gelöst werden.